Qu'est-ce que le management de projet ?

Un projet est « un objectif à réaliser par des acteurs, dans un contexte précis, dans un délai donné, avec des ressources définies et des outils appropriés. »
Dans l'entreprise, le projet est une activité qui - temporairement ou durablement - ne peut pas être gérée dans une organisation fonctionnelle classique.
Le management de projet permet de formaliser l'organisation et le pilotage des projets dans l'entreprise.

Pourquoi une entreprise passe-t-elle en mode projet ?

Pour Denis Potentier, PDG d'HYDRAVISION, jeux vidéo, le mode projet est le seul possible. L'équipe travaille à l'élaboration d'un jeu pendant environ 2 ans. Toutes les tâches sont imbriquées, de la création graphique à la programmation. Tout le monde doit obligatoirement se concerter pour avancer ensemble.
Selon Luc Dornier, chef de projet chez VISTEON, l'organisation projet est une obligation. Cet équipementier automobile travaille dans un environnement complexe, avec un nombre important d'intervenants et des exigences croissantes de la part des constructeurs. Compte tenu du secteur d'activité, seule la coordination par projet permet de respecter les engagements initiaux.
Enfin, Nicolas Petit, responsable projet pour KSB, groupe industriel, raconte la mise en place d'une unité de pilotage de projets au niveau groupe il y a 5 ans. Objectif : améliorer les performances. Avant, l'entreprise fonctionnait par succession de pilotages verticaux, service après service. Avec le mode projet, on pilote globalement une équipe pluri-disciplinaire. Cela permet une vision globale, et donc une amélioration des processus et une diminution des délais.

Quels sont les avantages du management de projet ?

Marie-Hélène Leveaux, consultante à CEPI Management, souligne que l'organisation en mode projet permet de mieux répondre aux exigences clients. En effet, le chef de projet - dans son rôle d'interface - est le «porte-parole» du client face aux différents métiers de l'entreprise. Parallèlement, cette confrontation à la « réalité des exigences client » permet d'améliorer les savoir-faire en interne et de décloisonner les métiers.
Nicolas Petit indique que le management de projet a permis à KSB de déterminer les investissements imputables à chaque projet, et ainsi de mieux maîtriser les ressources.
Plus largement, chez Visteon, les processus projet sont très formalisés avec des étapes de validation intermédiaires. Cela permet aux dirigeants d'avoir une vision globale de l'entreprise, et en particulier de sa rentabilité.

Quels sont les difficultés du mode projet ?

Denis Potentier, PDG d'HYDRAVISION, s'interroge sur la gestion à venir de plusieurs projets concomitants : comment attribuer les ressources à chacun sans tension, quelle gestion managériale adopter ? Pour résoudre la décision de l'attribution à tel ou tel projet, VISTEON est revenu à une gestion des ressources par les responsables métiers.
L'arbitrage entre management projet ou métier est une question à se poser. Chez KSB, au sein d'une même équipe projet, certains sont encadrés par leur responsable métier, d'autres par le chef de projet. Marie-Hélène Leveaux rappelle que le management de projet n'est qu'un outil. Pour être opérant, il doit s'appuyer sur une réflexion autour de la gestion de l'entreprise.

Comment choisir un bon chef de projet ?

Le chef de projet est un « chef d'orchestre » pour Marie-Hélène Leveaux, un « entraîneur » pour Luc Dornier. Il doit faire preuve de leadership pour motiver, gérer les conflits, exiger, rendre des comptes. Autres qualités du bon chef de projet : un esprit synthétique et analytique, une capacité créative, une bonne résistance au stress, le sens de l'anticipation . et un savoir-faire acquis avec l'expérience. Nicolas Petit résume cela par : « Savoir Cadrer, Conduire et Conclure ».

Physiquement, où installer l'équipe projet ?

Chez KSB, les chefs de projet partagent un espace de travail tandis que les équipes projet restent au sein de leurs unités métiers. Avantage : le savoir-faire métier -stimulé par les échanges inter-collègues- bénéficie au projet. Inconvénient : le risque d'une moindre implication. Chez VISTEON, tous les intervenants de métiers différents sont rassemblés au sein d'un même plateau projet. Objectif : des échanges directs pour améliorer l'efficacité et la réactivité. Luc Dornier émet une réserve sur l'utilisation abusive du mail car « la bonne communication n'est pas de donner l'information mais d'être sûr que l'autre l'a reçue. »

Quels outils pour la gestion de projet ?

MS Project est pour tous l'outil de référence en planification de projet. Mais chacun reconnaît qu'Excel s'avère souvent plus pratique et plus maniable pour l'affectation des ressources Fonctionnant uniquement en mode projet, VISTEON a mis en place un intranet avec descriptions des processus, présentation des équipes, outils de suivi, etc. Plus que l'outil, Marie-Hélène Leveaux conclut sur la nécessité de la formalisation : structurer sa réflexion sur le projet, avant et pendant, lors de reportings réguliers.